SISTEM INFORMASI

Oleh: Ardian Syam


Ada apa dengan informasi? Apakah anda mendefinisikan informasi sekedar data yang diolah? Pernahkah anda membedakan informasi dengan sampah? Saya ingin tanya anda yang memiliki e-mail address, pernahkah anda menerima kiriman e-mail yang berisi berita, iklan, dan hal lain yang sama sekali tidak anda perlukan atau tidak anda butuhkan?

Apakah content e-mail tadi menjadi informasi buat anda? Yakinkah anda bahwa itu informasi buat anda, bukan sampah? Saya ingin membuka sedikit wawasan fikiran tentang informasi. Banyak orang mengatakan bahwa sekarang mereka kebanjiran informasi. Oh ya? Saya pernah dengar bahwa Christianto Wibisono bilang orang yang memegang informasi akan mengendalikan dunia. Lalu bagaimana dengan orang-orang yang kebanjiran informasi?

Beberapa teman saya telah mencoba meredefinisi informasi. Informasi adalah data yang diolah dan dapat dimanfaatkan untuk keperluan individu atau kelompok. Dengan demikian informasi berkesan sangat individualis. Sesuai kebutuhan. Sesuatu yang tidak bermanfaat untuk individu atau kelompok bukanlah informasi. Karena itu apapun yang masuk ke dalam e-mail address anda tetapi tidak anda butuhkan, itu bukan informasi, itu sampah. Segera delete dan jangan simpan dalam e-mail address anda, karena bila penuh, justru e-mail yang lebih penting yang akan dihapus secara otomatis.

Dengan definisi baru ini, masih mungkinkah anda kebanjiran informasi. Informasi tentang penjualan produk di tempat anda, bagi kelompok marketing adalah informasi tetapi bagi kelompok manajemen SDM tidak ada manfaat.

Saya coba beri anda contoh. Di Yogyakarta, angkutan umum yang paling banyak adalah bis sebesar metro mini Jakarta. Di beberapa tempat sepanjang jalur masing-masing bis akan ada orang-orang yang dibayar untuk memberitahu supir atau kernet bis, ada bis apa saja yang sudah lewat di depan mereka dan berapa menit yang lalu bis tersebut lewat. Dengan demikian supir atau kernet bis dapat memutuskan apakah mereka akan terus berjalan atau menunggu beberapa menit. Mengapa?

Bila mereka segera jalan padahal bis sebelum mereka belum 10 menit yang lalu lewat tempat itu maka akan terjadi rebutan penumpang di jalur depan, dengan demikian mereka akan memutuskan untuk menunggu sebentar sehingga cukup jauh dengan bis terdahulu.

Para pekerja angkutan di Yogyakarta sangat mengerti arti berkompetisi tanpa saling membunuh. Dengan menunggu, maka mereka akan mendapatkan penumpang yang tidak dapat atau tidak sempat terangkut oleh bus di depan mereka. Dengan demikian pula maka mereka tidak perlu kebut-kebutan di jalan raya demi mendapatkan penumpang dan berarti mereka dapat melayani semua calon penumpang dengan baik. Karena tidak ada dua bis yang beriringan pada saat yang sama dan mengakibatkan penumpang akan menunggu cukup lama hingga datang bis yang ke tiga.

Satu lagi hal yang tadi saya belum sampaikan dalam definisi baru tentang informasi. Pengambilan keputusan. Sesuatu menjadi bermanfaat bila dapat membantu kita mengambil keputusan. Dari hal kecil seperti menunggu atau langsung menjalankan bis, hingga ke apakah kita akan melakukan discount akhir tahun di toko retail kita atau tidak.

Anda mungkin belum pernah mendengar kisah toko retail 7 eleven. Toko swalayan tersebut berhasil dengan memiliki perputaran persediaan barang cukup cepat dan berhasil mempercepat pendapatan di masing-masing outlet sehingga dapat meningkatkan laba mereka.

Data perputaran barang dagang benar-benar dimanfaatkan oleh toko swalayan ini. Berdasarkan data penjualan mereka, dapat diketahui dengan pasti barang-barang apa saja yang sering dibeli oleh konsumen pada jam-jam tertentu. Kemudian mereka berhasil mendapatkan pola pembelian barang untuk setiap 2 jam sekali. Dalam setiap periode 2 jam sekali hanya beberapa barang tertentu saja yang terbeli oleh konsumen.

Mereka tahu bahwa jam 8 hingga 10 lebih banyak dibeli produk makanan dan minuman untuk sarapan, karena para penghuni rumah baru saja selesai sarapan sehingga para ibu rumah tangga tahu bahwa makanan atau minuman yang mereka biasa sediakan untuk sarapan telah habis dan perlu dibeli kembali. Mereka juga menjadi tahu kapan para pegawai yang sibuk membutuhkan bahan bacaan yang ringan tapi bermanfaat seperti majalah.

Berdasarkan informasi tersebut maka mereka akan mengaturkan barang-barang tersebut berada di rak paling depan, dekat kasir pada jam yang tepat pula. Sehingga konsumen mereka bisa langsung menemukan barang yang dibutuhkan mengambil sesuai kebutuhan dan membawa ke meja kasir yang tidak jauh dari rak tempat barang-barang yang baru saja mereka ambil. Kemudian konsumen akan segera membayar dan membawa pulang barang tersebut.

Pernah Anda ingin masuk ke dalam sebuah toko swalayan yang terlalu penuh dan mengurungkan niat Anda untuk masuk dan tidak jadi berbelanja di toko itu? Itulah yang mereka berhasil hindarkan. Bila konsumen dapat langsung keluar dari toko swalayan begitu selesai membayar, maka toko tidak akan pernah terlihat terlalu ramai, karena konsumen tidak harus berkeliling toko hanya untuk mencari barang yang dibutuhkan.

Manfaat berikut yang didapat oleh toko itu adalah bahwa mereka tidak perlu menyediakan ruangan toko yang terlalu besar untuk menempatkan rak pajang mereka. Lalu karena mereka mengawasi inventory turn over dengan ketat, maka mereka lebih mudah mengendalikan waktu pemesanan, economic order quantity, dan reorder point dengan lebih akurat. Hal tersebut mengakibatkan mereka tidak perlu menyimpan terlalu banyak barang untuk tiap jenis produk. Itu juga berarti mereka tidak perlu menyediakan ruangan yang terlalu luas untuk tempat penyimpanan barang.

Karena mereka tidak perlu menyediakan ruangan yang luas maka mereka dapat menghemat biaya sewa gedung. Karena mereka tidak perlu menyimpan barang terlalu banyak maka mereka juga dapat menghemat biaya penyimpanan barang, dan mengurangi resiko barang rusak di penyimpanan.

Di sisi lain, ruangan toko mereka yang tidak pernah terlihat terlalu ramai akan memperbanyak orang yang masuk dan berbelanja. Dengan demikian akan semakin baiklah pendapatan mereka, dan bila biaya dapat mereka hemat, maka laba dapat ditingkatkan dengan lebih cepat.

Sekarang masihkah Anda akan mengabaikan informasi yang tersedia di sekitar Anda?

* Ardian Syam menempuh pendidikan terakhir di Magister Akuntansi, UGM, Yogyakarta, 2004. Saat ini ia bekerja sebagai Financial Analyst di PT Telekomunikasi Indonesia Tbk., Divisi Regional I Sumatera, sekaligus menjadi dosen Fakultas Ekonomi, Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara. Ia dapat dihubungi di: ardian.syam@gmail.com